Девять вопросов, которые следует задать перед реализацией политики корпорации

Как ответственному руководителю, вам непременно придется заниматься политикой компании. Политика - это направление действий или набор правил, выбранный для управления. Вот вопросы, на которые надо получить ответ: «Что мы должны получить в итоге? Какова цель наших действий и стратегий, которые мы разрабатываем? Нужно ли нам несколько запасных вариантов? Может ли наша политика иметь отрицательный эффект?» Каждый из этих вопросов поможет определить вашу философию и найти наилучшие пути решения проблем. Хотя мы не в состоянии назвать вам те рецепты, которые понадобятся вашей компании, мы, тем не менее, можем помочь вам убедиться, что вы на верном пути.

1. Какие проблемы вы намереваетесь решать?

Стратегии создаются после осознания проблем. Если у вас нет проблем, то вам не нужна никакая стратегия или политика. Не надо излишне усердствовать, изобретая политику всякий раз, когда у вас что-то идет не так как надо или когда один из служащих совершил досадный для вас поступок.

2. Не создает ли ваша стратегия еще одну проблему?

Подумайте о трудностях, которые могут стать следствием осуществления стратегий. Например, компания запрещает служащим флиртовать. Но ведь бессмысленно сражаться с половым влечением; в результате служащие будут чувствовать себя обманутыми и обиженными, что приведет к снижению их производительности и неприязни к работе.

3. Чего будет стоить выполнение данной стратегии?

Все стратегии чреваты очевидными и скрытыми расходами. Убедитесь, что вы до конца понимаете, во что вам встанет решение ваших проблем в соответствии с выбранной политикой. Если цена больше, чем расходы, связанные с проблемой, такая политика вам не нужна.

4. Не является ли ваша политика в какой-то степени дискриминационной?

Даже лучшие стратегии могут иметь непредвиденные последствия, способные привести к обвинению в дискриминации. Например, руководители компаний, обеспечивающие уход за детьми служащих на время рабочего дня, часто слышат жалобы от бездетных работников, которые чувствуют себя обделенными, поскольку не получают взамен адекватных льгот. Организуйте собрание служащих и выслушайте их мнение, прежде чем составлять новую стратегию.

5. Легальна ли ваша политика?

Если возникает подозрение, что какая-то стратегия может нарушить конституционные права служащих, посоветуйтесь с адвокатом, прежде чем начать действовать.

6. Нет ли в ней двусмысленности?

Если вы хотите проводить политику, один из постулатов которой гласит: «Все служащие должны выглядеть чистыми и опрятными», сначала убедитесь, что вы ясно определили, что именно это означает. Если вы объявляете, что «служащим будут компенсированы все карманные расходы в разумных пределах», то поясните эту фразу. Если ваша политика изобилует неоднозначными понятиями, возникают проблемы для менеджеров, которым приходится выкручиваться из положения.

7. Поддерживает ли администрация вашу стратегию?

Если за вашими начинаниями не стоит поддержка менеджеров, то едва ли вы преуспеете, как бы вы ни действовали - уговорами или насилием.

8. Нет ли в вашей политике внутренних противоречий?

Рассмотрим две стратегии. Первая: «Мы утверждаем человеческое достоинство, уважение к личности и свободу действий по убеждению» и вторая: «Заказчик всегда прав». Что же делать менеджеру, если важный заказчик угрожает служащему, например, в сексуальном отношении? Как вы справитесь с ситуациями, когда политика противоречит своим же положениям?

9. А нужна ли вам стратегия вообще?

Случается, что здравый смысл, наставничество, обучение, тщательный отбор при приеме на работу новых людей оказывают более значительное воздействие на работу фирмы, чем пространная политика. Прежде чем вводить новую политику, посоветуйтесь с коллегами, которым доверяете.

111. Семнадцать рекомендаций по предотвращению воровства работниками компании

Скорее всего, большинство ваших работников - абсолютно честные люди, им и в голову не придет украсть что-то из имущества компании. Но, к сожалению, некоторые служащие при благоприятных обстоятельствах испытывают искушение присвоить чужое. Полицейские любят говорить: «Замки - для честных людей». Иными словами, вор обчистит вас, невзирая на меры безопасности. Обычный человек тоже может украсть, но он дважды подумает, если у вас есть надежная система защиты. В этом списке вы найдете рекомендации для поддержания честности среди ваших служащих и выявления воров.

1. Решительно объявите о своей борьбе с воровством

Служащие должны знать, что они будут уволены за воровство и привлечены к уголовной ответственности.

2. Политика в отношении воровства должна быть жесткой

Из сочувствия и жалости вы можете на первый раз простить вора. Боритесь с этой слабостью. Если вы не уволите (или не отдадите под суд) вора, вы лишь понапрасну истратите энергию, беспокоясь, станет ли этот человек воровать еще раз.

3. Самым тщательным образом отбирайте претендентов на вакансии

Проще предотвратить проблему, чем потом решать ее.

Проверка рекомендаций стоит расхода и денег. Кандидату, который указывает неверные данные в своем заявлении о приеме на работу или лжет на собеседовании, следует немедленно указать на дверь. И если вам звонят, проверяя чью-то рекомендацию, отвечайте честно: ведь вы хотите, чтобы так же поступали и с вами.

4. Посоветуйтесь со своей страховой компанией

Разумеется, ваша страховая компания заинтересована в том, чтобы не выплачивать страховку. Опытный агент и его фирма готовы уделить вам достаточно времени и энергии, чтобы вы сохранили активы корпорации. Так получите же от них помощь, за которую вы платите.

5. Вносите разнообразие в ежедневные дела

Специалисты по безопасности советуют своим клиентам: лучшая защита от похищения - заставить похитителя гадать о вашем маршруте. Точно так же, если ваши служащие способны предсказать, что, когда и где делают их менеджеры, то вероятность воровства возрастает.

6. Выйдите из своего кабинета, присмотритесь и прислушайтесь

Если вы будете регулярно обходить предприятие, это может тоже предотвратить воровство. Изменяйте маршрут каждый день, когда ходите по предприятию.

7. Постоянно проверяйте поток наличности

Счета к выплате и счета на поступление не должны выписываться одним и тем же человеком. Это должны делать разные люди. Не допускайте, чтобы лиса охраняла курятник.

8. Внимательно отслеживайте движение счетов

Претензии на оплату расходов по командировкам часто раздуваются за счет ненужных трат, или же люди прибегают к прямому мошенничеству. Поставьте контроль на местах и заставьте командировочных отчитываться за свои расходы.

9. Периодически проверяйте, как дела на складе

Заведующий складом не должен стоять во главе инвентаризационной комиссии.

10. Предупредите персонал о последствиях незаконных сделок с поставщиками

Дайте ясно понять и поставщикам, и своим подчиненным, что вы не потерпите даже малейшего намека на теневые сделки. Постоянно наблюдайте за теми служащими, которые могут выписывать «благодарности» за контракты.

11. Сохраняйте здоровый скептицизм

Не надо выискивать мошенников среди своих работников, но и закрывать глаза тоже не стоит. Люди в основном честны, однако обстоятельства и стресс могут вынудить их сделать то, на что при нормальных условиях они не способны.

12. Забудьте о стереотипах

Помните: вас может обокрасть любой человек, включая вашего самого образцового служащего и самого преданного советчика. Не существует точных признаков, по которым можно вычислить служащего, наиболее склонного к совершению кражи. Есть только два характерных момента : ему нужны деньги, и он имеет доступ к ценностям.

13. Посоветуйтесь со своим бухгалтером

Опытная фирма по бухгалтерскому учету знает, как защитить ценности корпорации. Попросите вашего бухгалтера организовать неожиданную аудиторскую проверку документов. Делайте это время от времени.

14. Охраняйте свои ценности

Такие ценности, как деньги, информация, имущество, оборудование, запасы, медикаменты должны содержаться под замком, в охраняемых контейнерах. Ключи и коды допуска (против несанкционированного доступа к компьютерным данным) должны быть под наблюдением и периодически изменяться.

15. Служащие должны беречь свое личное имущество

Служащие могут воровать вещи не только у компании, но и друг у друга. Поэтому дверцы автомобилей должны быть всегда заперты, а кабинеты, офисы, ящики столов, шкафы с документами должны закрываться на ключ, если там находятся личные вещи. Если у вас есть свои сотрудники безопасности, поставьте их на дежурство в дни выдачи зарплаты.

16. Организуйте «горячую линию» для работников

Некоторые компании добились успеха, когда установили внутреннюю анонимную горячую линию, которой могли пользоваться служащие, чтобы сообщать о случаях неэтичного поведения, незаконных действий, воровства и мошенничества.

17. Составьте компьютерные программы для отслеживания воровства и мошенничества

Сегодня жизненно важная информация и даже наличность могут быть компьютеризованны, поэтому компьютерная безопасность столь же важна, как и физическая недосягаемость. Ваша система безопасности должна:

· создавать трудности для служащих при попытке получить доступ к важной информации;

· вы сами должны легко и быстро получить доступ к файлам, выявляющим инвентарные и кассовые нарушения и несоответствия.

Одиннадцать условий для эффективной проверки деятельности руководителей

Время от времени вам потребуется проводить проверку работы одного из отделов, подразделений компании в форме аудита менеджмента. Например, вам нужно будет выяснить, насколько деятельность отдела соответствует здоровым принципам финансового управления. Цель менеджментского аудита - найти пути улучшения функционирования отдела, выявить способы эффективного достижения результатов. Вот необходимые условия для таких проверок:

1. Благоприятный организационный климат

Расхожим стало мнение, что, мол, аудиторские проверки - разновидность охоты на ведьм. Постарайтесь развеять его прежде, чем вы приступите к делу. Сделайте так, чтобы контроль за работой руководства был всеми правильно понят - как положительное явление, полезное для менеджеров.

2. Цель ревизии сосредоточена на конкретной проблеме

Аудит менеджмента не должен напоминать поход на рыбалку. Прежде чем приступить к ревизии, определите, какую проблему вы намерены решить, и нацельте ревизоров разбираться именно с ней.

3. Задачи определены ясно

Все, кто вовлечен в проверку, - вы лично, ревизоры и те, кого проверяют, - должны прийти к единому мнению, что ревизия необходима и поможет разрешить проблему.

4. Есть бригада профессиональных ревизоров

Подберите ревизоров, пригодных для выполнения поставленных задач. Соберите опытных людей из разных сфер деятельности - профессионалов, пользующихся доверием, объективных, восприимчивых и обладающих исключительными способностями к анализу ситуаций. Команда должна быть гибкой и объединенной энтузиазмом.

5. Ревизоры вписываются в культуру корпорации

Следите за тем, чтобы поведение аудиторов соответствовало политическим, социальным, экономическим и культурным реальностям подразделений, которые они проверяют. Команды ревизоров могут завоевать доверие служащих, если:

· представить ревизоров ненавязчиво;

· объяснить работникам, что они должны вести себя, как помощники;

· включить служащих подразделения в составление плана ревизии;

· обнародовать график ревизии;

· гарантировать отсутствие последующих репрессий;

· представить предварительные отчеты о проверке.

6. Ревизоры работают по графику

Даже самые опытные профессионалы-аудиторы могут расстроить работу подразделения. Следите за тем, чтобы все аудиторы укладывались в заранее установленные сроки и служащие могли вернуться к прерванной работе.

7. Аудиторы пользуются правильными методами

Работая непосредственно со служащими, ревизоры должны пользоваться такими методами сбора данных, которые приемлемы в данном случае. Кроме того, необходимо, чтобы они были специалистами в анализе, синтезе и интерпретации данных.

8. Ревизии проводятся в пределах бюджета

Некоторые команды аудиторов ошибочно полагают, что их работа так важна, а результаты так непредсказуемы, что они могут тратить столько средств, сколько потребуется для выполнения их великой миссии.

9. Ревизии окупают расходы на них

Если результаты аудиторской проверки не дают экономии денег, не способствуют получению большего дохода и не оправдывают расходов на их проведение - значит, они были не нужны.

10. Результаты сказываются немедленно

Возможности для улучшения работы, выявленные аудиторской проверкой, должны использоваться сразу же, и лучше всего - на месте. Предварительные выводы следует рассматривать, как только они сделаны. Окончательный отчет о ревизии нужно опубликовать как можно скорее.

11. От результатов есть толк

Рекомендации аудиторов должны согласовываться с общими принципами компании и отвечать целям и приоритетам подразделения, обеспечивать практические решения и предлагать реалистичные возможности.

Одиннадцать шагов по созданию базы данных

Создание базы данных - бенчмаркинг - это процесс распознания, сбора и анализа информации из различных источников с целью сравнения. Наилучшая практика бенчмаркинга - получение сведений из наиболее продвинутых компаний. В результате вы можете понять, как возникают великие компании, почему они продолжают быть великими и вдохновляют другие фирмы своим примером.

1. Решите, почему вы хотите инвестировать средства в бенчмаркинг

Какова побудительная причина вашего решения? Чего вы ожидаете от этого? Что надеетесь улучшить? Какие у вас основания считать, что бенчмаркинг поможет вам что-то усовершенствовать?

2. Создайте многофункциональную команду для бенчмаркинга

Соберите группу служащих из разных отделов с тем, чтобы они вместе разрабатывали базу данных. Эта группа будет иметь разноплановый подход к проблемам на основании разного опыта. Ее члены должны пользоваться доверием в вашей организации.

3. Составьте план действий

В плане должны быть ответы на вопросы: что, кто, где, как, зачем и какова конечная цель. Какой тип информации вам нужен, из каких отделов или организаций, к какому сроку и в какой форме? Информацию можно за-прашивать по телефону, записывать от руки или просто запоминать при личных встречах.

Телефонные интервью очень удобны для немедленного получения результатов бенчмаркинга. Почтовая переписка подходит для тех компаний, у которых берут сведения, так как на заполнение опросного листа требуется свободное время. Лист может быть заполнен неправильно, с опозданием или вообще проигнорирован. Личное общение - лучший способ для сбора конфиденциальной информации и разного рода подробностей, но он может оказаться дорогостоящим, если предполагает поездку в отдаленные места вне города.

4. Собирайте только те сведения, которые вам необходимы

Информации бесконечно много. Собирать всю информацию подряд экономически невыгодно. Спросите себя: «Какие знания действительно способны улучшить работу нашей организации?» Часто команда бенчмаркинга собирает данные из чистой любознательности («Мне интересно было узнать насчет...») или же выявляет познавательную статистику, которая, однако, нисколько не приближает вас к решению проблем.

5. Набирайте сведения по текущей ситуации

Поставьте перед командой задачу: выполнить самооценку организации для выявления всей информации по всем аспектам, чтобы оправдать затраты на бенчмаркинг. Важность информации, которую надо собрать, должна быть полностью осознана командой еще перед началом работы.

6. Получите сведения для базы данных из внутренних источников

Внутренние источники как место сбора ценной информации часто игнорируются. Много раз люди проходят мимо того, что вроде бы само собою разумеется, что привычно взгляду. Это остается незамеченным или считается пригодным только в отдельных подразделениях компании. Прежде чем исследовать внешние источники информации, рассмотрите возможную ценность внутренних источников.

7. Постарайтесь получить информацию от своих прямых конкурентов, а также от лидеров в вашей отрасли

Выясните, выполняют ли ваши конкуренты важные функции, соотносимые с наилучшими достижениями в вашей области производства. При этом могут раскрыться причины конкурентоспособных преимуществ или недостатков, которые вы в данный момент имеете на рынке сбыта.

8. Выявите наилучшие приемы работы организаций в других отраслях

Многому можно научиться на примере работы других предприятий, особенно процветающих, независимо от того, в какой сфере они работают. Здравый смысл подсказывает, что сведения из других областей деятельности едва ли могут пригодиться вам; но дело обстоит как раз наоборот: наилучшие технологические приемы и методы были когда-то с большим успехом перенесены из одной области в другую.

9. Поделитесь результатами бенчмаркинга с теми, кто снабдил вас информацией

Дать ознакомиться с выводами по результатам бенчмаркинга - это наилучший способ выразить благодарность и заручиться доверием тех, кто обеспечил вас данными. Если несколько компаний предоставили вам сведения, направьте этим фирмам общую краткую справку по результатам.

10. Полученную информацию приспособьте к конкретным условиям вашей фирмы

Достаточно часто бывает так, что организации пытаются имитировать те или иные производственные процессы на своем предприятии целиком, не обращая внимания на факторы, которые могут принести при безоглядном переносе вред. Конечно, следует научиться рабочим приемам на примере других фирм, но необходимо приспособить их к стратегии вашей компании, ее структуре, корпоративной культуре, а также к вашим работникам.

11. Бенчмаркинг должен стать повседневной практикой

Создание базы данных необходимо для отслеживания лучших технологий в отрасли. Но нельзя и переусердствовать в этом деле. Источники действительно необходимой вам информации не беспредельны. Не злоупотребляйте расположением коллег. Когда же представители других компаний обратятся к вам за информацией, проявите ту же вежливость, какую проявляли к вам.

Четырнадцать правил выбора компьютерной техники

Компьютеры становятся все более незаменимы на рабочих местах служащих всех уровней. Организации, имеющие долгую историю централизованной компьютеризации, устанавливают компьютеры на столы большинства своих работников. И хотя непросто обобщить правила, применимые ко всем частным условиям использования компьютеров, приведенный ниже список должен помочь вам убедиться, что ваша организация двигается в правильном направлении.

1. Прислушивайтесь к советам

Информационные технологии меняются очень быстро. Новые компьютеры и программные продукты появляются чуть ли не ежедневно, и технология работы на вычислительной технике тоже не стоит на месте. Чем крупнее ваша компания, тем более традиционным будет ваше отношение к компьютерной технике и технологиям. Обратитесь к сторонней консалтинговой фирме, чтобы она выдала вам соответствующие рекомендации.

2. Думайте об информации, а не о компьютере

Бывает, что сначала приобретают компьютер, а потом ломают голову, что с ним делать. Думайте не о том, какой у вас хороший компьютер, а о том, доступ к каким данным он обеспечивает.

Вот несколько советов:

· Сосредоточьтесь на сведениях, которые вам нужны для достижения определенной цели.

· Позаботьтесь о соответствующем программном обеспечении.

· И только после этого займитесь приобретением того компьютера, который подходит для работы с данной программой.

3. Перестройте рабочие процессы

Многие недавние успехи в повышении деловой производительности с использованием информационных технологий стали возможны благодаря перестройке работы в свете последних нововведений. Но нельзя безоглядно автоматизировать существующие процессы при помощи новой компьютерной системы, не задумываясь о последствиях.

Деловые процедуры, включающие применение ясно очерченных и непоколебимых правил, могут быть компьютеризованы. Например, после того как продукция была заказана и установлена, ваша компания должна оплатить заказ. Хотя бывают и исключения, большинство заказов оформляются как затребованные. Компьютерная программа может быть составлена так, что оплата пойдет по стандартному пути, а служащие смогут при этом заниматься делами там, где возникают проблемы.

4. Думайте об интеграции информации, а не об ее узкой специализации

Информационную технологию лучше всего использовать для интеграции информации таким образом, чтобы работник мог быть посредником широкого профиля в большей степени, чем специалистом. Так, если традиционное разделение работников предполагает, что займом будут заниматься десять человек, каждый по своей узкой теме, то информационная технология передает всю эту рутинную работу компьютерной программе, и служащий может выполнять роль адвоката заказчика. Компьютерная система снабжает работников информацией, обеспечивая более широкий взгляд на работу, позволяя тем самым лучше обслуживать клиентов.

5. Децентрализация под контролем

Итак, мы можем переложить определенный объем работ на персональные компьютеры, а не хранить все сведения в одном большом компьютере централизованно. При этом информация становится ближе к людям, которым она нужна, проще вводить и хранить необходимые данные. Все это снижает эксплуатационные расходы. В то же время возрастает ответственность за безопасность, дублирование и хранение сведений.

Поэтому, хотя децентрализация и дает финансовые преимущества, она представляет собой потенциальную бомбу замедленного действия, если вы не предусмотрели меры безопасности.

6. План по перемещению и преобразованию данных наследования

Если вы приобрели один персональный компьютер или же сложную систему, подумайте об уже имеющихся базах данных, программах и аппаратуре. План внедрения всякой новой системы должен базироваться на структуре уже существующей. Служащих надо обучать и проверять с тем, чтобы потом убедиться, что новая система дает по крайней мере те же самые результаты, что и старая, или лучше их.

Составьте план временного перемещения и перестройки имеющихся файлов. Включите затраты на освоение новой техники в статью инвестиций и определите реальное время на внедрение новой системы.

7. План расширения

По мере того как ваши служащие будут осваивать новую компьютерную систему, они обнаружат и новые возможности. Непременно включите в свои планы компьютеризации потенциальные возможности расширения функций.

Несколько компаний, инвестировавших крупные суммы в новые информационные технологии, обнаружили, что поток электронной информации сам по себе является дополнительным источником доходов, самостоятельным бизнесом. Самый простой пример - рассылочная ведомость в виде распечатки. Многие розничные торговые предприятия, которые получают электронную информацию о своих заказчиках, узнают, что они не только могут значительно легче продавать свою продукцию, но и извлекать доход путем продажи информации о клиентах.

8. Подумайте об объединенном предприятии

Очень многие организации существуют подобно островам - они процветают, перемещая информацию в рамках своей структуры, но не заглядывают за границы корпорации. Скоро компьютеры охватят своими сетями эти острова и соединят их множеством связей. Результатом этого скачка будет потребность стандартизировать форму обмена информацией между организациями. План компьютерной системы будет включать:

· план размещения сети, в которую входят внешние передаточные пункты электронной почты (e-mail);

· стандарты взаимообмена электронными данными для передачи данных другим организациям;

· стандарты электронной передачи денег для получения их при помощи электронной почты.

9. Везде, где можно, используйте стандарты

Компьютер сделал возможным быстрое и несложное перемещение информации с одного места в другое, благодаря стандартным размерам дисков, форматов и способов их использования. Количество стандартов в вашей компьютерной системе все увеличивается. Задайте себе вопрос: «Как мы можем относиться к новым, только что появившимся стандартам в нашей компьютерной системе? Если мы станем игнорировать их, то на каком основании?»

10. Подумайте о психологии ваших служащих

Часть из них подвержена компьютерофобии. Не считайте само собою разумеющимся, что все сразу примут новую систему. С самого начала привлеките сотрудников к участию в составлении нового плана. Помогите им снять свои тревоги и страхи, найдите ответы на их вопросы. Обеспечьте обучение персонала.

11. Приобретайте такую компьютерную систему, которая позволит вашим служащим работать эффективнее

Компьютерными системами пользуется все большая часть сотрудников. Но компьютеры либо помогают человеку в работе, либо отвлекают от нее. Чем выше оклады вашего управленческого персонала и чем сильнее они зависят от компьютеров, тем важнее убедиться, что ваша система служит во благо и деньги на нее потрачены не зря.

Представьте себе действие электронной почты, которое замедляет чтение корреспонденции в среднем на четыре секунды на одно письмо. В организации работает сто человек, которые в среднем зарабатывают 25000 долларов в год. Они читают по десять писем в день в течение 250-дневного рабочего года. Потеря производительности, вызванная четырехсекундной задержкой, составит до 3500 долларов в год. Экономия в 1000-2000 долларов при покупке малоэффективной компьютерной системы едва ли сбережет вам какие-то деньги.

12. Устраните дублирующие системы как можно скорее

Подсчитано, что организации тратят от пяти до десяти процентов своего бюджета на информационные системы. По мере того как вы увеличиваете объем электронной информации в своей организации, бумажная волокита должна снижаться. Если вы продолжаете расходовать средства на бумагу при увеличении трат на электронные файлы или если вы поддерживаете систему элктронной почты, а расходы на обычную почту продолжают расти, то, скорее всего, у вас возникнут проблемы.

13. Пошлите нескольким поставщикам объявления о принятии предложений на выполнение заказа

Сообщите нескольким поставщикам компьютерной техники о том, что вы хотите внедрить их лучшие системы на вашем предприятии. Допустим, многие фирмы хотели бы стать вашими эксклюзивными поставщиками, но вы хотите длительного доступа к наилучшим системам за наименьшую цену. Объявление о принятии предложений отпугнет некомпетентных и обеспечит вам снижение цены со стороны достойных поставщиков.

14. Приобретайте оборудование и обеспечение только по контрактам

Чем крупнее ваша система, тем вероятнее возникновение проблем с установкой компьютеров и ее комплектованием. После того как вы выбрали поставщика, разработайте контракт, который определял бы:

· что именно следует поставить для вас;

· за какой срок будут решаться возникающие проблемы;

· какова финансовая ответственность за устранение проблем различного характера.